Зачем это записывается
Архив, не помнящий, кем он собран, теряет половину сведений о себе. Происхождение единицы хранения — это не только «откуда предмет», но и «через кого он дошёл»: кто сберёг, кто опознал, кто согласился отдать на съёмку. Без этого фонд невозможно проверить и некому задать вопрос.
Поэтому запись об участниках — часть описания, а не благодарность. Она обязательна по тем же основаниям, что архивный шифр, и живёт столько же.
Три вида записи
- Участник фондаЕдиница или несколько
- Тот, кто передал материал, установил происхождение, помог в поездке, расшифровал запись или сверил сведения по источнику. Указывается в описании тех единиц, к которым причастен.
- Именной фондСобрание целиком
- Личное или семейное собрание, переданное как целое, сохраняет имя владельца или собирателя в названии фонда. Состав фонда не смешивается с остальными и не разделяется.
- Учредитель собранияСобрание в целом
- Тот, чьим участием собрание создано или без кого оно не состоялось бы: передавший первый фонд, обеспечивший оцифровку, открывший доступ к недоступному прежде материалу. Запись постоянная и относится ко всему собранию, а не к его части.
Вид записи определяется объёмом участия, а не положением участника. Деревенская учительница, передавшая семейную тетрадь, и организация, открывшая целое собрание, записываются по одному правилу — каждая в своей строке.
Правила, одинаковые для всех
Имя появляется после согласия, а не до. Публикация чужого имени без спроса есть форма давления, как бы доброжелательно она ни выглядела. Мы не публикуем имён, о которых не договорились.
Участие может быть анонимным. «Из частного собрания» — полноценная запись о происхождении. Согласие на упоминание можно дать позже или отозвать.
Запись не продаётся и не обменивается. Место в описании фонда не зависит от размера вклада в деньгах и не предлагается как условие. Оно отражает то, что человек или организация действительно сделали для собрания.
Запись постоянна. Как и адрес единицы хранения, она не удаляется при смене состава участников, руководства организации или владельца собрания. Сделанное однажды остаётся сделанным.
Кто записан сейчас
Никто. Ни один фонд пока не передан целиком, ни одно именное собрание не образовано, учредители собрания не названы.
Это состояние показано честно и не будет заполнено задним числом. Первая запись появится тогда, когда появится первое согласие — и относиться она будет к тому, кто действительно сделает первый шаг.
Условия передачи материалов — «Как передать материалы». Правила описания единиц — «Как мы описываем».