Правило описания
Неустановленное обозначается прямо и не заменяется правдоподобной догадкой.
Пустое поле с пометкой «не установлено» — такое же сведение, как заполненное: оно называет то, что предстоит выяснить. неустановленное обозначается прямо, а не заменяется правдоподобной догадкой. Пустое поле с пометкой «не установлено» — такое же сведение, как заполненное: оно говорит, что именно предстоит выяснить.
Обязательные поля
Запись не вносится, пока не заполнены заголовок, происхождение, место хранения, атрибуция и условия использования. Остальное добавляется по мере установления.
- Заголовок
- Название единицы. Если подлинное название неизвестно — описательное, и это оговаривается.
- Происхождение
- Откуда сведения: публикация, архивный шифр, владелец собрания. Поле обязательно всегда — запись без происхождения не вносится.
- Место хранения подлинника
- Где физически находится оригинал. Если не разыскан — так и пишется, с указанием направления поиска.
- Датировка
- Время создания или выхода. Диапазон и приблизительность допускаются, домысел — нет.
- Атрибуция
- Одна из трёх степеней — см. ниже.
- Описание
- Состав, тираж, редакторы, обстоятельства. Здесь же называются расхождения между источниками.
- Условия использования
- Права и ограничения; чем именно сверены сведения и чем не сверены.
- Участники
- Кто передал, установил происхождение, помог в поездке или расшифровке. По желанию — анонимно.
- Внесено
- Дата появления записи в собрании. Не путать с датировкой единицы.
Для актов фонда «Решения и делопроизводство» обязательны дополнительно: предмет решения, а также — по мере установления — орган, номер, дата, норма, действовавшая на момент издания, и полный архивный шифр. Акт без предмета не вносится.
Три степени атрибуции
- происхождение установлено
- Известно, откуда единица, и это подтверждено шифром хранения, публикацией или прямым свидетельством владельца.
- происхождение не уточнено
- Сведения взяты из добросовестного источника, но по подлиннику не сверены. Чего именно не хватает — сказано в самой записи.
- происхождение не установлено
- Единица существует, происхождение неизвестно. Запись сохраняется.
Постоянный адрес
У каждой единицы есть адрес вида /u/…, и он не меняется никогда: ни при переименовании единицы, ни при переносе её между фондами, ни при пересмотре атрибуции. Ссылка, поставленная в научной работе или в официальном документе, обязана работать через двадцать лет.
Раздел, наполненный до решения вопроса адресации, пришлось бы переадресовать целиком, и внешние ссылки на него сломались бы.
Ошибки и исправления
Исправление вносится в запись, адрес сохраняется. Существенные исправления — изменение датировки, атрибуции, реквизитов акта — оговариваются в самой записи.
Расхождение между источниками не устраняется выбором удобного: называются обе версии и та, что принята, с указанием почему. Сообщить об ошибке можно через приглашение к участию.
Цитирование
На странице каждой единицы приведена готовая строка для сноски с постоянным адресом и датой обращения. Ссылаться следует на адрес единицы, а не на страницу фонда: состав фонда меняется, адрес единицы — нет.